A XXI. századi ember általában naponta több emailt is ír. Sőt a legtöbben többet, mint szeretnének. Az elektronikus levelezéssel kapcsolatban is van néhány trükk, ami megkönnyítheti az életed.

1. Gyors és egyszerű válasz

Ha gyorsan reagálsz megspórolod, a Jaj még ezer mailt meg kell írnom jellegű kitételeket. És azt is ami sajnos velem is előfordul időnként, hogy elfelejtek válaszolni valamire, ami bizony nagyon kínos. 

Egy gyors: Köszönöm szépen, megkaptam! Vagy Nagyon szépen köszönöm a segítséget, profi hatást kelt, és a gond is megoldódott.

2. Csak a lényeg

Egy email megírásánál mindig törekedj rá, hogy minden legyen benne ami kell, de csak az. Ezt persze nem könnyű a gyakorlatban is megvalósítani, egy lényegre törő és szabatos levél megfogalmazása több időt vesz igénybe, mint a felesleges szövegelés. Érdemes követni Elmore Leonard író tanácsát, aki arra a kérdésre, hogy miért sikeres mint író, azt válaszolta:

Kihagyom azokat a részeket, amiket az emberek átlapoznának.

3. Rend a lelke mindennek

Tartsd rendben a levelesládát, a gondosság itt is meghozza jutalmát. Ha az 1. pontban megfogalmazott módszer szerint jársz el, nem kell azzal pocsékolnod az idődet, hogy már korábban elolvasott leveleket nézel át újra, csak azért mert elsőre nem válaszoltál rájuk. Azokat a leveleket amelyekre nem lesz már szükséged törölheted, amik pedig kellenek később különböző címkékkel láthatod el, mappákba teheted, becsillagozhatod és még ezer féle módon irattározhatod őket.

Ha egy levéllel később tudsz csak foglalkozni, mert komolyabb, hosszabb terjedelmű részletesebb válaszra van szükség, hagyd meg a bejövő leveleid között, ezáltal egyfajta fontos tennivalók listájává lényegülnek át.

Azért az fontos, hogy ne engedd ki a kezedből az irányítást, 4-5 ilyen levélnél többet ne hagyj felhalmozódni.

4. Rugalmasság

Az email fiókot nem csak levelezésre lehet használni. Hogyan?

Nagyon örültem, amikor anyagot gyűjtöttem a cikkhez a neten és a Time magazinban olvastam tanácsként, amit én is évek óta csinálok. Az email fiókomat adattárolásra is használom, nem tudom a bankszámlaszámom, a diplomám számát, a taj számomat, egy csomó mindent, viszont elmentettem az email fiókomban, amit akárhonnan akármilyen eszközről meg tudok nézni. Adatvédelmi szempontból sem tartom túl aggályosnak a dolgot, ha az embernek nem a születési éve a jelszava a levelezőprogramjához, valószínűleg nem lesz gond, ha pedig a titkosszolgálat van a nyomunkban akkor úgyis megszerzik az adatainkat akárhogy igyekszünk.

5. Konzervatívan írni, liberálisan fogadni

Én úgy gondolom, hogy a mindennapi munkával kapcsolatos levelezésben nem célszerű nagyon közvetlenre venni a stílust, érdemes viszont ragaszkodni az írásos kommunikáció alapvető udvariassági formáihoz (megszólítás, kérések, javaslatok, elköszönés, etc.).

Az udvariasság nem sért senkit, ellenben a túlzott lazaság tolakodó, bizalmaskodó érzést és sokakban ezzel együtt ellenszenvet kelt. A levelek fogadásánál pedig érdemes lazán kezelni a dolgokat, ha valaki nem kimondottan udvariatlan, vagy sértő, ne foglalkozzunk a stílusával.

+1 Trükkök

Tárgy

Ha jól választod meg a levél tárgyát, jobb eséllyel fognak válaszolni. Néha némi ravaszság sem árt. Például egy "Megbeszélt email" tárgyú levél jobb eséllyel jut át egy elfoglalt ember titkárságán.

Follow up

A follow up szabatos és hivatalosan elfogadott magyar megfelelőjét nem ismerem, én emlékeztető levélnek mondanám, de olvastam már róla magyarul utógondozásként is.  Az ember, ha nem kap választ, küld egy kulturált emlékeztetőt, amelyben megemlíti a korábbi levelet, és a végére be is másolja. Itt olvashattok egy nagyon klassz cikket a follow up levelek titkairól. 

Válasz mindenkinek

Egy több résztvevős emailezésben, ha nem a 'Válasz mindenkinek' vagy a 'Reply all' opciót választjuk hanem a sima 'Válasz'-t akkor annak az egy embernek fogunk levelet küldeni akitől kaptuk, a többieket kihagyva. Érdemes erre figyelni, én is jártam már így.

Forrás: A cikkben Eric Schmidt milliárdos, 2001-2011 években google CEO, a Time magazinban megjelent írását használtam fel, illetve egészítettem ki.